Billbee

Ich liebe Billbee als perfekte Ergänzung zu Shopware. Mit diesem System führen wir alle Verkaufskanäle zusammen und arbeiten die Bestellungen so weit wie möglich automatisiert ab. Die Möglichkeiten sind enorm, wenn man die Automatisierungsregeln gut justiert. Aktuell haben wir 9 Marktplätze, Shops und Manuelle Shops in unserem Billbee laufen, die über mehr als 30 Regeln gesteuert werden.

Hier ein paar Beispiele wie Bestellungen bei uns ablaufen:

  • Einlesen der Bestellungen aller Markplätze und Shops

  • Sofern die Bestellungen bezahlt sind, erstellen wir automatisch einen Lieferschein und geben diesen via Google Cloud Print direkt im Lager aus, sodass die Bestellung verpackt werden kann

    Billbee – Google Cloud Print – UPDATE: Seit 31.12.2020 bietet Google den Cloudprint Dienst nicht mehr an. Für die Billbee Automatisierung steht hier der Dienst Druckerwolke.de zur Verfügung. Einmal eingebunden und konfiguriert, kann Druckerwolke mit Billbee die bisherigen Aufgaben von Google Cloud Print übernehmen.

  • Bei Erstellung des Versandlabels wird dieses ebenfalls automatisch ausgedruckt, eine Rechnung erstellt und zusammen mit der Trackingnummer in nur einer Mail an den Kunden geschickt.

  • Im Hintergrund werden die Bestände in einer Warenwirtschaft gepflegt. D.h. wird ein Produkt zb. bei Amazon verkauft, verringert sich die Bestandsmenge auch in allen Shops, in denen das Produkt geführt wird.

  • Zur Erleichterung, werden Stammkunden, mehrere Bestellungen der gleichen Person (kommen bei Amazon häufig vor) und mehrere Attribute automatisch erkannt und markiert.

  • Zahlungseingänge werden automatisch abgerufen und zugeordnet

  • …..

Hilfe beim Billbee Onboarding?

  1. Planung
  2. Einrichtung
  3. Automatisierung
  4. Optimierung

Gern unterstütze ich Ihr Unternehmen bei der Einrichtung von Billbee – zugeschnitten auf die Bedürfnisse Ihrer Shops. Dabei fallen mir oft noch Ideen Prozesse oder Conversionkiller auf, die man optimieren kann. Gern setzen wir dies gemeinsam um. Sprechen Sie mich gern an oder rufen einfach kurz unter 0341 3928055-40 durch.

Billbee Anmeldung

Sofern Sie erst einmal ein Auge auf Billbee haben möchten, können Sie sich gern unter folgendem Link kostenlos registrieren und 30 Tage lang alles völlig unverbindlich testen.

>> zur Billbee Anmeldung1

Der Link enthält ist für mich personalisiert und ich erhalte von Billbee für Ihre Anmeldung eine kleine Provision – Sie kostet dies nichts. Herzlichen Dank dafür 🙂 Gern gebe ich Ihnen unten folgend dafür ein paar Tipps zu Billbee weiter und vielleicht hören wir ja schon in Kürze voneinander. Das wäre toll!

Billbee erlaubt es, viele Prozesse zu automatisieren. Hier ein paar Tipps und Anregungen:

Billbee Tipp 1: Stammkunden automatisch markieren

Stammkunden sollte man direkt erkennen. Kann man diese durch kleine Zugaben oder schnellerem Versand weiter an sich binden.

Billbee Regel hierfür:

Auslöser: Auftrag eingelesen

Bedingung: Anzahl Aufträge dieses Kunden einschränken >> Anzahl der Kundenaufräge > Größer > 1 >> Innerhalb der letzten Monate >> 24

Aktion: Setze ein Tag an der Bestellung >> Stammkunde

Diese Regel sollte sehr weit oben ausgeführt werden, da weitere Regeln wie Versandprodukte oder Layoutänderungen auf dieses Tag basieren können. Wer mag, kann jetzt den Tag „Stammkunde“ noch farblich hervorheben 🙂

Billbee Tipp 2: Lieferscheine mit Billbee drucken ohne Google Cloud Print

GLEICH VORWEG: hier gibt es leider nicht DIE Lösung.
Jeder muss hier seine eigenen Bedürfnisse prüfen und den passendsten Weg finden. Hierbei biete ich gern meine Hilfe an.

Wofür wird Google Cloud Print bei Billbee eingesetzt?

Billbee1 ermöglicht es über Regeln verschiedene Automatisierungen im Bestellablauf zu planen. Beispielsweise können statusabhängig Mails an Kunden verschickt, Zahlungsbestätigungen oder Erinnerungen ausgelöst, verschiedene Layouts gewählt oder Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine erstellt werden. Besonders letzteres konnte mit Google Cloud Print sehr elegant an einen beliebigen Drucker an einem beliebigen Standort geschickt werden.

Konkret: Bei uns selbst werden Bestellungen aus über 15 Marktplätzen eingelesen. Abhängig vom Verkaufschannel legen Regeln die Rechnungs und Lieferscheinlayouts fest, werden Tags angelegt oder gelöscht und, sofern bereits bezahlt ein Lieferschein erstellt. Dieser wird an einen Cloud Printer ausgegeben. Damit weiß jeder Mitarbeiter im Lager, welche Bestellungen versandbereit sind. Einmal richtig konfiguriert, gibt es kaum noch Fälle, die ein manuelles Eingreifen nötig machen.

Warum sollte man auf Google Cloud Print verzichten?

Von „wollen“ kann erstmal gar keine Rede sein. Google hat Anfang 2020 mitgeteilt, dass sie am 31.12.2020 den Dienst Google Cloud Print einstellen. Besonders bei Billbee Usern und damit einer Reihe meiner Kunden sorgt dies für massive Probleme im Arbeitsablauf. Hier ein paar Lösungsansätze.

Lösungsansatz 1: Cloudspeicher

Grundidee: Zu druckende Dokumente in der Cloud speichern und anschließend automatisiert abrufen.

Billbee lässt sich mit unter Einstellungen > Externe Cloudspeicher mit verschiedenen Diensten wie Dropbox, Amazon S3 oder Google Drive verbinden. In den weiteren Einstellungen wird festgelegt in welchem Ordner neue Dokumente abgelegt werden sollen.

Doch wie kommen diese Dokumente jetzt in den Drucker?

Dafür gib es meines Wissens keine Standardisierte Lösung. Es benötigt einen Dienst, der die Dropbox regelmäßig überwacht und neue Dokumente öffnet und automatisch ausdruckt.

Hier sind in den Billbee Hilfeforen verschiedene Lösungsansätze gefunden worden. Eine Auswahl (ungetestet) wären:

  • Für Mac gibt es neben Automator auch die optisch und bedienmäßig elegantere Lösung „Hazel“ um die Cloudspeicher zu überwachen und die Dokumente zu drucken.
  • Technisch anspruchsvoll, aber von Fremdsoftware unabhängig wäre die Lösung einen kleinen Raspberry Pi mit dieser Aufgabe zu betreuen und via CUPS anzusteuern

Lösungsansatz 2: IMAP > Drucker

Grundiee: Lieferscheine per Mail verschicken – das Postfach überwachen und automatisch die Anhänge ausdrucken lassen. Dank IMAP mit Push Service erfolgt der Druck sehr schnell.

Nachteil unseres Lösungsansatzes ist ganz klar: aktuell kann Billbee Versandlabels nicht per Mail verschicken, sodass unsere Lösung nur für die Auftragsdokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen nutzbar ist. Vielleicht können zukünftig auch Versandettiketten gemailt werden.

Für uns sind NUR DIE LIEFERSCHEINE. Diese dienen im Lager zum Pick & Pack. Sie werden an keiner Stelle im Ablauf an Kunden verschickt oder anderweitig gebraucht, sodass wir uns diese Art Auftragsdokumente zu Nutze machen. Versandlabels werden immer Bulkweise erzeugt, sodass es für uns nur ein klick mehr ist, diese manuell zu drucken. Die Lieferscheine jedoch müssen auf verschiedene Drucker sortiert werden. Wer mich kennt weiß, dass ich ein Verfechter mehrerer kleiner Drucker bin, statt alles über einen großen mit mehreren Trays abzubilden. Fällt einer aus, wird er kurzerhand ersetzt, und Verbrauchsmaterialien werden in größeren Einheiten eingekauft.

Aktuell setzen wir Brother HL-L2370DN1 Drucker ein, da wir auf ein verkabeltes Netzwerk im Lager betreiben. Kleine günstige Arbeitstierchen. Vorgängermodelle wie der HL-L2360DN oder HL-L2350DN gibt es manchmal schon um 100€ zu kaufen. Unschlagbar!
Für unseren Lösungsansatz würde es aber auch ein günstigerer USB Drucker tun.f

Tool: Automatic Email Manager – Emails automatisch drucken

Für mich als Windows Nutzer, hab ich mich nach mehreren Tests für den Automatic Email-Manager1 entschieden. Das Tool kann (ähnlich wie Billbee) mit freien Regeln konfiguriert werden und passt damit genau auf meine Bedürfnisse. Preislich liegt es mit der Standardlizenz bei 89$1 fürs erste Jahr und dann 50% für die Verlängerung eher im sportlichen Bereich, aber es kann genau das, was ich möchte. Alternativ gibt es eine Unlimited Lizenz für 249$1.

Zum Verständnis: Automatic Email Manager verwaltet jede Mailadresse als Account, jede Regel als Action. Ein Dokument abrufen und ausdrucken wäre ein Aktion. Will man mehrere Regeln (also zb Unterscheidungen von Druckern) an einen Account binden, muss man mehrere Actions erstellen und einem Account zuweisen.

Einrichtung – Automatic Email Manager

  • Wir benötigen ein eigenes Mailpostfach, welches überwacht werden soll. In meinem Fall einfach drucker@shopname.de (nein, in Wirklichkeit heißt der nicht so 😉 )
  • Automatic Email Manager installieren und einen neuen Account anlegen
    – Email Postfach verbinden
    – WICHTIG: die Abrufhäufigkeit auf IMAP (Push method) einstellen
  • Action 1 hinzufügen: Print Attachment(s) – damit alle Mailanhänge ausgedruckt werden. Mehr soll mit den eingehenden Mails nicht passieren.
  • Wählt man Print Attachment(s), muss man im nächsten Schritt einen Drucker auswählen, auf dem der Ausdruck erfolgen soll.

  • Action 2 hinzufügen: Delete email > after actions – damit am Ende alle bearbeiteten Mails gelöscht werden.
  • Conditions(s) hinzufügen: damit kann man Lieferscheine zu bestimmten Druckern steuern. In meinem Fall möchte ich alle Bestellungen eines Shops auf einem bestimmten Drucker ausgeben, da sich darin das passende Briefpapier befindet. Ein Luxus-Schritt, aber in der heutigen Zeit, wo die Welt mit Thermo-Prints überschüttet wird, fällt ein buntes, gedrucktes Papier richtig auf und kommt bei den Kunden sehr gut an. Wenn man jetzt noch die Rückseite des Papiers mit netten Angeboten bedruckt … 😉
    Regel1: if Attachment name >> finishi with > Lieferschein-Shop1.pdf
    Damit wird klar gemacht, dass die Regel nur bestimmte Lieferscheine betrifft. Heißt der Anhang anders (zB. Shop2.pdf) wird die komplette Regel nicht ausgelöst.
  • Für einen anderen Drucker, füge ich einfach eine neue Regel hinzu und gebe ihr als Bedingung einen anderen
  • Fertig. Über die Programmeinstellungen kann jetzt noch eingestellt werden, dass das Programm beim Start von Windows automatisch ausgeführt und im System Tray minimiert werden soll. Ich möchte ja gar nichts davon mitbekommen, was passiert, Hauptsache es läuft korrekt 😉

Billbee Einstellungen für automatisches Mailen des Lieferscheins

  • Layout einstellen – damit ich später Shop1 von Shop2 unterscheiden kann, müssen die Anhänge unterschiedlich bezeichnet werden.
    Dies geht bei Billbee unter Einstellungen > Auftragsdokumente > Individueller Dateiname.
    In meinem Fall: {DeliveryNoteNumber}_{BuyerFirstname}_{BuyerLastname}-{YYYY}{MM}{DD}_Lieferschein-Shop1
  • Regel 1: Bei Abruf der Bestellung prüfen, ob die Bestellung bezahlt ist und einen Lieferschein erzeugen.
    (in der Praxis hängt das natürlich von mehreren Faktoren ab. Beispielsweise müssen in der Regel noch verschiedene Lieferländer, Zahlungsmodelle usw geprüft werden, aber darum geht es hier nicht)

    Eine Regel könnte wie folgt aussehen:
  • Regel 2 löst dann nur noch den Versand der Nachricht aus. Wir biegen einfach die Ausgabe „an den Kunden mailen“ um und schicken das Dokument an den Drucker

Fertig 🙂